退職の伝え方と例文｜理由別に使えるフレーズを紹介

退職はどう伝えればいい？

「〇月〇日付で退職させていただきます」と結論から言い、理由は一言で足ります。 期間の定めのない雇用では、辞める側に理由の説明を求める規定はなく、申入れから2週間で雇用は終わります（民法627条1項）。

伝える順番は次の3つです。

1. 時間をもらう：「お伝えしたいことがあるので、10分ほどお時間をいただけますか」と、人のいない場所での面談を頼む。
2. 結論と日付：「〇月〇日付で退職させていただきたく、お時間をいただきました」と最初に言う。
3. 理由を一言と感謝：「一身上の都合です。これまでお世話になりました。引き継ぎは責任を持って進めます」と締める。

「辞めようか迷っていて」と相談の形で切り出すと、引き止めの余地があると受け取られやすくなります。迷いがないなら「いただきたい」「させていただきます」と決めた言い方を使います。契約途中の退職には、原則として会社との合意か「やむを得ない事由」（民法628条）が必要です。ただし契約期間が1年を超える契約では、初日から1年を過ぎれば申し出ていつでも退職できます（労働基準法附則137条。一定の事業の完了までの契約、高度専門職・60歳以上の人などを除く）。

理由別の伝え方と例文

どの理由でも、言うのは「事実を一文」と「退職の意思」だけです。

転職が理由の場合

「新しい分野に挑戦したいと考え、転職することにしました。〇月〇日付で退職させていただきます。引き継ぎ資料は〇日までにまとめます」

入社日が決まってから伝えると、退職日を延ばすよう言われたときに根拠を示せます。

体調不良が理由の場合

「体調を崩しており、医師とも相談した結果、仕事を続けるのが難しいと判断しました。〇月〇日付で退職させていただきます」

病名まで話す必要はありません。出社がつらければメールで伝える方法もあります（後述）。体力の不足や疾病による離職は、雇用保険で「正当な理由のある自己都合」（特定理由離職者）と判断される場合があります（ハローワーク「特定受給資格者及び特定理由離職者の範囲」）。判定するのはハローワークなので、通院の記録は残しておきます。

家庭事情（介護・結婚・引っ越し）が理由の場合

「家族の介護が必要になり、今の勤務を続けることが難しくなりました。〇月〇日付で退職させていただきます」

「結婚に伴い転居するため、〇月〇日付で退職させていただきます」

家庭の事情は、それ以上詳しく聞かれても「家族のことなので」で止めてかまいません。結婚に伴う転居で通勤が困難になった場合も、上記の特定理由離職者の範囲に挙げられています。

人間関係・ハラスメントが理由の場合

「一身上の都合により、〇月〇日付で退職させていただきます」

人間関係を理由にすると、配置換えの提案や相手との話し合いに持ち込まれやすくなります。口頭では「一身上の都合」にとどめ、嫌がらせの日時・内容・発言は記録しておきます。上司・同僚等からの故意の排斥や著しい冷遇・嫌がらせによる離職は、特定受給資格者の範囲に挙げられています（前掲ハローワークの範囲）。判定するのはハローワークなので、記録は退職後も保存しておきます。

面談・電話・メール、どの手段で伝える？

原則は直属の上司への対面です。ただし手段は一つではありません。

1. 対面で話せるなら、面談で結論を伝え、同日中にメールで「本日お伝えした件」として退職日を書き残す。
2. 在宅勤務や遠方なら、電話かオンライン面談で伝え、同じくメールで記録する。
3. 直接話す方法がつらい場合、メール、郵送、第三者相談を候補にする。
4. 郵送する場合は控えを取り、届いた日を確認できる方法を選ぶ。

電話で伝えるときの例文です。

「お忙しいところすみません。直接お会いできないため、お電話で失礼します。一身上の都合により、〇月〇日付で退職させていただきたく、ご連絡しました。詳しくはこの後メールでもお送りします」

メールで伝えるときの例文です。

件名：退職のご連絡（氏名）

〇〇部長 突然のご連絡で失礼いたします。一身上の都合により、〇年〇月〇日付で退職させていただきたく、ご連絡いたしました。本来は直接お伝えすべきところ、メールでのご連絡となり申し訳ありません。退職届は追って提出いたします。引き継ぎについてご指示をいただけますと幸いです。

書面の書き方は退職届の書き方テンプレートにまとめています。

例文を使うときの注意点

例文を使うときは、次の言い方を避けます。

避けたい言い方	理由	代わりの言い方
「できれば年内くらいに」	退職日が決まらず先延ばしされる	「〇月〇日付で」と日付を言う
「上司のやり方が合わなくて」	反論や改善提案で話が長引く	「一身上の都合です」
実家を継ぐなど事実と違う理由	後で話が合わなくなる	言える範囲の事実だけを言う
「後任が決まるまでいます」	退職日が会社次第になる	「〇日までに引き継ぎ資料を作ります」

伝えた日と相手、言われたことは、その日のうちにメモしておきます。

引き止められたときの返し方

引き止めには、理由を足すより同じ結論を繰り返すほうが話が終わります。

引き止めの言葉	返し方の例
「人が足りないから、もう少しいてほしい」	「ご迷惑をおかけしますが、〇日付の退職は変わりません。引き継ぎ資料は〇日までに用意します」
「給料を上げる・部署を変える」	「ありがたいお話ですが、気持ちは変わりません」
「後任が見つかるまで待って」	「〇日以降は勤務できません。それまでに引き継げる範囲をご相談させてください」
「今辞めたら損害賠償を請求する」	その場で返事や署名をせず、「書面でいただけますか」と言って持ち帰る

平行線なら「退職届を〇日に提出します」と言って面談を終えます。退職届を受け取ってもらえない場合などの進め方は、退職の引き止め対処法で詳しく扱っています。

伝えるときに確認したい退職後の書類とお金

退職を伝えるときに次の点も確認しておくと、辞めてから会社に連絡し直す回数を減らせます。

確認すること	伝え方・ポイント	根拠
離職票	失業給付を受ける予定なら「離職票が必要です」と伝える。本人が希望しなければ、59歳未満は発行されないことがある	雇用保険法施行規則7条
源泉徴収票	年の途中の退職では、退職の日以後1か月以内に交付される決まり	所得税法226条1項
最終給与・預け金	退職後に請求すれば7日以内に支払う決まり。給与日を待たずに受け取りたいときに使う	労働基準法23条
健康保険	退職日の翌日に資格を失う。任意継続にするなら資格喪失日から20日以内に申出	健康保険法36条・37条

退職後に自分で市区町村やハローワークへ行く手続きの順番は、退職後の手続き総合ガイドで確認できます。

参考にした公的情報

本記事では、制度・法令に関わる説明について以下の一次情報を参照しています。個別の判断が必要な場合は、各窓口または専門家へ確認してください。

• 民法627条・628条 無期雇用の解約申入れと有期雇用の解除。
• ハローワーク：特定受給資格者及び特定理由離職者の範囲 体調不良・家庭事情・嫌がらせによる離職。
• 雇用保険法施行規則7条 資格喪失届・離職証明書と離職票の希望。
• 所得税法226条 退職者への源泉徴収票の交付期限。
• 労働基準法23条 退職時の賃金・金品の返還。
• 健康保険法36条・37条 資格喪失の時期と任意継続の期限。